Ενημέρωση σχετικά με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων υποψήφιων υπαλλήλων

1. Εισαγωγή & Γενικοί Όροι

Το Hellenic American Education Center, το οποίο εδρεύει στο Δήμο Αθηναίων (οδός Μασσαλίας, αρ. 22, Τ.Κ. 10680) (το «HAEC») συλλέγει, αποθηκεύει και εν γένει επεξεργάζεται Προσωπικά Δεδομένα (όπως ορίζονται κατωτέρω) των υποψηφίων υπαλλήλων του (οι«Υποψήφιοι» ή/ και «Εσείς») σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων 2016/679 (ο«ΓΚΠΔ») και την τοπική νομοθεσία περί Προσωπικών Δεδομένων. Η παρούσα Ενημέρωση περιγράφει το πώς το HAEC συλλέγει, χρησιμοποιεί και εν γένει επεξεργάζεται Προσωπικά σας Δεδομένα. Η παρούσα Ενημέρωση αφορά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία των Προσωπικών σας Δεδομένων καθώς και σε μη αυτοματοποιημένη επεξεργασία αυτών εφόσον περιλαμβάνονται σε αρχείο. Το HAEC είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των Προσωπικών σας Δεδομένων.

2. Τι είναι τα Προσωπικά Δεδομένα;

Προσωπικά Δεδομένα σημαίνει κάθε πληροφορία η οποία αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο («Προσωπικά Δεδομένα»).

Οι κατηγορίες των Προσωπικών Δεδομένων που το HAEC ενδέχεται να επεξεργασθεί αναφορικά με εσάς περιλαμβάνουν κατά περίπτωση:

(α) Προσωπικές: όνομα, επώνυμο, στοιχεία κατοικίας (διεύθυνση και τηλέφωνο), ημερομηνία και τόπος γέννησης, φύλο, εκπλήρωση στρατιωτικών υποχρεώσεων, υπογραφή, αριθμός κινητού τηλεφώνου, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, λεπτομέρειες επιχειρηματικών δραστηριοτήτων εκτός HAEC, οικογενειακή κατάσταση,

(β) Πληροφορίες σχετικές με την εκπαίδευση και την προϋπηρεσία σας: στοιχεία προηγούμενων εργοδοτών και λοιπά στοιχεία σχετιζόμενα με την προηγούμενη απασχόλησή σας, ήτοι τίτλος θέσης εργασίας ή/ και θέση και περιγραφή αρμοδιοτήτων/ καθηκόντων, είδος εργασίας (ορισμένου/ αορίστου χρόνου), ωράριο ημερομηνία έναρξης και λήξης (κατά περίπτωση) απασχόλησης, πληροφορίες για την παρακολούθηση εκπαιδεύσεων, συστάσεις πριν από την πρόσληψη, ακαδημαϊκή πορεία και εκπαίδευση, επαγγελματική κατάρτιση, πάσης φύσεως άδειες και πιστοποιήσεις, ξένες γλώσσες, πληροφορίες εξέλιξης σταδιοδρομίας, δραστηριότητες και έρευνες και

(γ) Οποιαδήποτε άλλη πληροφορία περιλαμβάνεται στο βιογραφικό σας ή μας προσκομισθεί, ακόμη και εάν δεν ζητηθεί.

3. Γιατί το HAEC επεξεργάζεται τα Προσωπικά σας Δεδομένα;

Το HAEC επεξεργάζεται τα Προσωπικά σας Δεδομένα για τους ακόλουθους σκοπούς: (1) αξιολόγησή σας προκειμένου να εκτιμηθεί εάν είστε κατάλληλος προς πρόσληψη από το HAEC, (2) προάσπιση των συμφερόντων του HAEC και (3) συμμόρφωση με τις απαιτήσεις που απορρέουν από τη νομοθεσία.

4. Νομική βάση επεξεργασίας Προσωπικών Δεδομένων

Η νομική βάση για τη συλλογή, χρήση και εν γένει επεξεργασία των Προσωπικών σας Δεδομένων ορίζεται στο άρθρο 6, παρ. 1 α), β), γ) και στ) ΓΚΠΔ. Αυτό σημαίνει ότι επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας: (i) βάσει της συγκατάθεσής σας που εκδηλώνεται δια της θετικής ενέργειας αποστολής του βιογραφικού σας, (ii) για τη λήψη μέτρων, κατ’ αίτησή σας, πριν από τη σύναψη τυχόν σύμβασης, (iii) ώστε να είμαστε σε θέση να συμμορφωνόμαστε με τις νομικές μας υποχρεώσεις ως εργοδότης και (iv) για τα έννομα συμφέροντα που επιδιώκει το HAEC ή τυχόν τρίτος, εκτός εάν έναντι των συμφερόντων αυτών υπερισχύει το συμφέρον ή τα θεμελιώδη δικαιώματα και οι ελευθερίες του Υποψηφίου.

5. Σε ποιους διαβιβάζει το HAEC τα Προσωπικά σας Δεδομένα;

Το HAEC ενδέχεται κατά καιρούς να διαβιβάσει Προσωπικά σας Δεδομένα σε τρίτους για οποιονδήποτε από τους ως άνω αναφερόμενους σκοπούς. Παραδείγματα τρίτων στους οποίους το HAEC ενδέχεται να διαβιβάσει Προσωπικά Δεδομένα περιλαμβάνουν κρατικούς φορείς, δικαστικές αρχές και τρίτους που παρέχουν υπηρεσίες (μεταξύ άλλων) σε σχέση με την αξιολόγησή σας.

Όταν διαβιβάζουμε τα Προσωπικά σας Δεδομένα σε τρίτους που εκτελούν υπηρεσίες για λογαριασμό μας (π.χ. εταιρείες διαχείρισης μισθοδοσίας, εταιρείες ΙΤ) οι εν λόγω πάροχοι υπηρεσιών υποχρεούνται να χρησιμοποιούν τα Προσωπικά Δεδομένα μόνο σύμφωνα με τις εντολές μας και τους όρους της σχετικής σύμβασης που υπογράφουμε μαζί τους.

Το HAEC ενδέχεται επίσης να διαβιβάσει Προσωπικά Δεδομένα σας σε τρίτους:

  • Όταν κάτι τέτοιο απαιτείται δια νόμου ή για τους σκοπούς ή σε σχέση με νομικές διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει, ή άλλως για τους σκοπούς υποστήριξης, άσκησης ή προάσπισης των δικαιωμάτων του ή
  • που είναι αρχές επιβολής του νόμου ή κρατικοί φορείς και που έχουν υποβάλλει νόμιμο αίτημα διαβίβασης ή
  • σε περίπτωση που θεωρούμε ότι η διαβίβαση είναι απαραίτητη σε σχέση με τυχόν έρευνα περί υποψίας ή ύπαρξης παράνομης δραστηριότητας ή
  • εάν το HAEC πουλήσει ή μεταβιβάσει το σύνολο ή μέρος της δραστηριότητάς του ή των περιουσιακών του στοιχείων (περιλαμβανομένης της περίπτωσης συγχώνευσης, αναδιοργάνωσης, απόσχισης, λύσης ή εκκαθάρισης).

6. Διεθνείς Διαβιβάσεις Προσωπικών Δεδομένων

Εφόσον διαβιβάσουμε Προσωπικά Δεδομένα επιμέρους Υποψηφίων σε τρίτους εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ), εκτός από τις χώρες για τις οποίες η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει κρίνει ότι παρέχουν επαρκές επίπεδο προστασίας (Ανδόρρα, Αργεντινή, Καναδάς, Ελβετία, Νήσοι Φερόες, Γκέρνσεϊ, Ισραήλ, Νήσος του Μαν, Τζέρσεϊ, Νέα Ζηλανδία, Ιαπωνία, Ουρουγουάη, Ηνωμένο Βασίλειο,  Δημοκρατία της Κορέας και ΗΠΑ, βάσει του EU-US Data Privacy Framework), απαιτούμε από τους αποδέκτες να συμμορφώνονται με κατάλληλα μέτρα για την προστασία των Προσωπικών Δεδομένων, συνήθως υπογράφοντας με αυτούς τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες, αντίγραφο των οποίων μπορείτε να ζητήσετε από τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του HAEC.

7. Προσωπικά Δεδομένα Τρίτων

Στην περίπτωση που διαβιβάζετε Προσωπικά Δεδομένα τρίτων στο HAEC (π.χ. δεδομένα συζύγου ή/ και μελών οικογένειας ή δεδομένα τρίτων προσώπων για συστάσεις), πρέπει να ενημερώνετε τα εν λόγω πρόσωπα σχετικά με την επεξεργασία των Προσωπικών τους Δεδομένων από το HAEC και με τα σχετικά δικαιώματά τους (για παράδειγμα, παρουσιάζοντας την παρούσα Ενημέρωση). Επιπλέον, εάν απαιτείται, θα πρέπει να εξασφαλίσετε τη συγκατάθεση των εν λόγω προσώπων. Το HAEC, εφόσον παρέχετε τα Προσωπικά Δεδομένα τρίτων, θεωρεί ότι έχει ληφθεί η σχετική συγκατάθεση των εν λόγω τρίτων, εφόσον απαιτείται.

8. Χρόνος τήρησης των Προσωπικών σας Δεδομένων

Ο χρόνος τήρησης των προσωπικών σας δεδομένων είναι ο χρόνος που επιβάλλεται ή επιτρέπεται από την εκάστοτε εφαρμοστέα νομοθεσία/ εκάστοτε εφαρμοστέο κανονιστικό πλαίσιο, ο οποίος, σε περίπτωση μη πρόσληψής σας, δεν εκτείνεται πέραν των 6 μηνών, εκτός εάν έχει ληφθεί η συγκατάθεσή σας για να διατηρηθεί για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.

9. Συνέπειες μη παροχής Προσωπικών Δεδομένων

Εάν ένας υποψήφιος υπάλληλος δεν επιθυμεί να γνωστοποιήσει τα ζητούμενα ελάχιστα αναγκαία Προσωπικά του Δεδομένα για την αξιολόγηση της υποψηφιότητάς του, τότε το HAEC θα εξετάσει, εν όψει των περιστάσεων, κατά πόσο θα είναι δυνατή η αξιολόγηση αυτή.

10. Δικαιώματα Υποψηφίων

Βάσει της νομοθεσίας περί προσωπικών δεδομένων, έχετε το δικαίωμα:

  • να ζητήσετε πρόσβαση στα Προσωπικά σας Δεδομένα, διόρθωση ή διαγραφή αυτών ή περιορισμό της επεξεργασίας αυτών ή
  • να αντιταχθείτε στην επεξεργασία αυτών ή
  • να τα λάβετε σε δομημένο μορφότυπο ή να ζητήσετε να τα διαβιβάσει το HAEC σε κάποιον τρίτο σε δομημένο μορφότυπο ή
  • να ανακαλέσετε οποτεδήποτε τη συγκατάθεσή σας, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεση πριν από την ανάκληση αυτής.

Αν θέλετε να λάβετε διευκρινίσεις ή να ασκήσετε οποιοδήποτε από τα δικαιώματα αυτά,
χρησιμοποιήστε τα στοιχεία επικοινωνίας της ενότητας 13, κατωτέρω.

Τέλος, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Ελληνική Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (www.dpa.gr).

11. Πηγές Προσωπικών Δεδομένων

Κατ' αρχήν, τα Προσωπικά σας Δεδομένα συλλέγονται από εσάς προσωπικά. Το HAEC ενδέχεται να αποκτήσει Προσωπικά σας Δεδομένα και από πηγές όπως οι εξής:

  • Γραφεία απασχόλησης ή εύρεσης εργασίας.
  • Πρώην εργοδότες σας.
  • Δημόσια μητρώα που περιέχουν τα Προσωπικά σας Δεδομένα.
  • Στο πλαίσιο του ελέγχου πριν την πρόσληψη, το HAEC ενδέχεται να αξιοποιήσει δημόσιες πηγές όπως μηχανές αναζήτησης και δημόσια προσβάσιμα πεδία λογαριασμών σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης, στο βαθμό που υπάρχει συνάφεια με τη θέση εργασίας του Υποψήφιου.
  • Τρίτα πρόσωπα (π.χ. πρόσωπα που δίνουν συστάσεις για εσάς).

12. Ενημερώσεις

Το HAEC ενδέχεται κατά καιρούς να εκδίδει ενημερωμένες εκδόσεις της παρούσας Ενημέρωσης λόγω αλλαγών στο νομοθετικό και το κανονιστικό πλαίσιο, στις εσωτερικές διαδικασίες και τα συστήματα, και θα ενημερώνει σχετικά μέσω κατάλληλων διαύλων επικοινωνίας (π.χ. μέσω του διαδικτυακού της τόπου). Όλες οι αλλαγές ισχύουν από την ημερομηνία δημοσίευσης, εκτός αν ορίζεται άλλως.

13. Επικοινωνήστε μαζί μας

Αν έχετε ερωτήσεις ή προβληματισμούς σχετικά με την παρούσα Ενημέρωση, ή αν θέλετε να ασκήσετε κάποιο από τα δικαιώματά σας, επικοινωνήστε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων στο Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε..