Ενημέρωση αποφοίτων του Hellenic American Education Center σχετικά με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων αποφοίτων
Το HELLENIC AMERICAN EDUCATION CENTER (οδός Μασσαλίας, αρ. 22, Τ.Κ. 10680, Αθήνα) («HAEC») σας ενημερώνει, σε εφαρμογή του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (ο «ΓΚΠΔ»), για τα ακόλουθα:
1. Το HAEC, πέραν των προσωπικών δεδομένων των προσώπων που έχουν αποφοιτήσει του HAEC («υποκείμενα δεδομένων» ή/ και «απόφοιτοι»/ «alumni»),που έχει συλλέξει κατά το χρονικό διάστημα που αυτοί συμμετείχαν στα εκπαιδευτικά του προγράμματα και τηρεί για όσο χρόνο υποχρεούται ή δικαιούται, επεξεργάζεται, ως υπεύθυνος επεξεργασίας, και τα εξής προσωπικά δεδομένα, για τους κατωτέρω αναφερόμενους σκοπούς: α) προσωπικές πληροφορίες, όπως ενδεικτικά ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, φύλο, ημερομηνία γέννησης, διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (email), ακαδημαϊκό τμήμα (academic department), πεδίο σπουδών (field of study), έτος αποφοίτησης κ.ο.κ., β) δεδομένα ήχου (φωνή) και εικόνας του υποκειμένου των δεδομένων στο πλαίσιο σχετικής φωτογράφησης, βιντεοσκόπησης ή ηχογράφησης, για τη δημιουργία υλικού εμπορικής προώθησης ή/και φωτογραφία τους ή/ και λοιπό υλικό με δεδομένα του που τυχόν δώσει το ίδιο το υποκείμενο δεδομένων στο HAEC και γ) επαγγελματικές πληροφορίες, ήτοι πληροφορίες που αφορούν στην εργασία του υποκειμένου των δεδομένων και που τυχόν γνωστοποιηθούν από αυτό.
2. Πηγή των δεδομένων είναι το ίδιο το υποκείμενο δεδομένων που γνωστοποιεί τα ανωτέρω δεδομένα του.
3. Οι σκοποί της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που επεξεργάζεται το HAEC είναι, κατά περίπτωση, οι ακόλουθοι:
(α) Η εν γένει διαχείριση των υποκειμένων των δεδομένων ως αποφοίτων του HAEC (π.χ. η επικοινωνία με τα υποκείμενα των δεδομένων για την απάντηση σε σχετικά ερωτήματα/ αιτήματα που τυχόν απευθύνουν στο HAEC, για την έκδοση πιστοποιητικών/ βεβαιώσεων παρακολούθησης εκπαιδευτικών προγραμμάτων κ.α.). Για την εν λόγω επεξεργασία των δεδομένων, η νομική βάση της επεξεργασίας αυτών είναι η συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων που εκδηλώνεται δια της σχετικής σαφούς θετικής ενέργειας, η εκτέλεση της σχετικής σύμβασης που έχει καταρτισθεί με το HAEC και η συμμόρφωση με υποχρέωση εκ του νόμου του HAEC.
(β) Η διεξαγωγή ερευνών σχετικά με τους αποφοίτους του HAEC (π.χ. αναφορικά με την εργασιακή τους εξέλιξη). Σε περίπτωση που απαιτείται η επικοινωνία του HAEC με τους αποφοίτους, προκειμένου να τους γνωστοποιήσει την έρευνα, η νομική βάση της σχετικής επεξεργασίας των δεδομένων τους είναι το ότι η επεξεργασία αυτή είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των εννόμων συμφερόντων που επιδιώκει το HAEC (π.χ. τα έννομα συμφέροντα που σχετίζονται με την αξιολόγηση των υπηρεσιών του), τα οποία υπερισχύουν του συμφέροντος ή των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών του υποκειμένου των δεδομένων που επιβάλλουν την προστασία προσωπικών δεδομένων, ενώ σε περίπτωση που οι απόφοιτοι συμμετάσχουν στις εν λόγω έρευνες, η νομική βάση της επεξεργασίας των σχετικών δεδομένων τους (συμπεριλαμβανομένων και αυτών που προκύπτουν από τις απαντήσεις τους), είναι η συγκατάθεση των υποκειμένων των δεδομένων που εκδηλώνεται δια της σχετικής σαφούς θετικής ενέργειας, του γεγονότος δηλαδή ότι συμμετέχουν στην έρευνα.
(γ) Η προάσπιση των συμφερόντων του HAEC. Για την εν λόγω επεξεργασία των δεδομένων η νομική βάση της επεξεργασίας αυτών είναι το ότι η επεξεργασία αυτή είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των εννόμων συμφερόντων που επιδιώκει το HAEC, τα οποία υπερισχύουν του συμφέροντος ή των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών του υποκειμένου των δεδομένων που επιβάλλουν την προστασία προσωπικών δεδομένων (π.χ. για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων).
(δ) Η αποστολή υλικού εμπορικής προώθησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διευκρινίζεται ότι το HAEC δικαιούται να χρησιμοποιήσει τα στοιχεία επαφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των υποκειμένων των δεδομένων που αποκτήθηκαν νοµίµως, στο πλαίσιο της παροχής των υπηρεσιών του ή άλλης συναλλαγής, για την απευθείας προώθηση παρόμοιων υπηρεσιών του ή για την εξυπηρέτηση παρόμοιων σκοπών, ακόμη και όταν το υποκείμενο δεδομένων δεν έχει δώσει εκ των προτέρων τη συγκατάθεση του, υπό την προϋπόθεση ότι του παρέχεται κατά τρόπο σαφή και ευδιάκριτο η δυνατότητα να αντιτάσσεται, µε εύκολο τρόπο και δωρεάν, στη συλλογή και χρησιμοποίηση των ηλεκτρονικών του στοιχείων και αυτό κατά τη συλλογή των στοιχείων επαφής, καθώς και σε κάθε μήνυμα. Για την εν λόγω επεξεργασία των δεδομένων η νομική βάση της επεξεργασίας αυτών είναι το ότι η επεξεργασία αυτή είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των εννόμων συμφερόντων που επιδιώκει το HAEC (ήτοι τα έννομα συμφέροντα που σχετίζονται με την προώθηση των υπηρεσιών του, την αποστολή ενημερωτικών δελτίων (newsletters) που αφορούν σε προσεχείς εκδηλώσεις, υποτροφίες, χορηγίες ή/ και επιχορηγήσεις εκπαιδευτικών προγραμμάτων), τα οποία υπερισχύουν του συμφέροντος ή των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών του υποκειμένου των δεδομένων που επιβάλλουν την προστασία προσωπικών δεδομένων.
(ε) Τέλος, εφόσον ληφθεί η συγκατάθεση των υποκειμένων των δεδομένων, το HAEC θα χρησιμοποιήσει την εικόνα τους ή / και τη φωνή τους, στο πλαίσιο σχετικής φωτογράφησης, βιντεοσκόπησης ή ηχογράφησης ή / και την τυχόν φωτογραφία ή λοιπό υλικό με δεδομένα τους, που έδωσαν οι ίδιοι στο HAEC, ως υλικό προς ενσωμάτωση σε ενημερωτικά δελτία (newsletters) του HAEC ή / και για τη δημιουργία υλικού εμπορικής προώθησης, το οποίο το HAEC ενδέχεται να χρησιμοποιήσει σε φυλλάδιά του, στο διαδικτυακό του τόπο, σε προωθητικά του βίντεο ή σε καθ’ οιονδήποτε άλλο τρόπο προβολή του. Το HAEC για όλους τους ανωτέρω σκοπούς δεν προβαίνει σε αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης και της κατάρτισης προφίλ των υποκειμένων των δεδομένων.
4. Τα προσωπικά δεδομένα ενδέχεται να διαβιβασθούν κατά περίπτωση και ανάλογα με τον σκοπό της επεξεργασίας, στους εξουσιοδοτημένους ανά τμήμα / ανά υπηρεσία υπαλλήλους του HAEC ή, κατόπιν λήψης της συγκατάθεσης του υποκειμένου των δεδομένων, να ενσωματωθούν σε ενημερωτικά δελτία (newsletters) του HAEC, να αναρτηθούν στον διαδικτυακό τόπο του HAEC ή σε διαδικτυακούς τόπους τρίτων, να ενσωματωθούν σε φυλλάδια προωθητικά για τα εκπαιδευτικά προγράμματα, τα οποία θα διανεμηθούν είτε έγχαρτα είτε διαδικτυακά ή να ενσωματωθούν σε άλλες ενέργειες προώθησης των εκπαιδευτικών προγραμμάτων (π.χ. σε προωθητικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Επίσης, τα προσωπικά δεδομένα ενδέχεται να διαβιβασθούν και σε συνεργαζόμενες με το HAEC εταιρείες με τις οποίες το HAEC έχει συμβληθεί και οι οποίες επεξεργάζονται τα δεδομένα για λογαριασμό του (π.χ. εταιρείες πληροφορικής, πάροχοι υπηρεσιών ΙΤ κ.α.), στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους και υπό τη δέσμευση τήρησης της εμπιστευτικότητας, της εχεμύθειας και της νομοθεσίας περί προσωπικών δεδομένων. Επιπλέον, το HAEC ενδέχεται να διαβιβάσει προσωπικά δεδομένα σε τρίτους όταν κάτι τέτοιο απαιτείται δια νόμου ή για τους σκοπούς ή σε σχέση με νομικές διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει, ή άλλως για τους σκοπούς υποστήριξης, άσκησης ή προάσπισης των δικαιωμάτων του ή σε τρίτους που είναι αρχές επιβολής του νόμου και που έχουν υποβάλει νόμιμο αίτημα διαβίβασης ή σε περίπτωση που θεωρεί ότι η διαβίβαση είναι απαραίτητη σε σχέση με τυχόν έρευνα περί υποψίας ή ύπαρξης παράνομης δραστηριότητας. Τα προσωπικά δεδομένα δεν διαβιβάζονται εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου.
5. Ο χρόνος τήρησης των ανωτέρω δεδομένων είναι ο χρόνος που επιβάλλεται ή επιτρέπεται από την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία/ το εκάστοτε ισχύον κανονιστικό πλαίσιο, λαμβανομένου υπόψη και του προβλεπόμενου κατά περίπτωση χρόνου παραγραφής που μπορεί να εκτείνεται σε έως και 20 έτη.
Ειδικότερα:
(α) όταν η επεξεργασία εκτελείται δυνάμει σχετικής σύμβασης, τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για την εκτέλεση της σύμβασης και τη θεμελίωση, άσκηση ή/ και υποστήριξη νομικών αξιώσεων του HAEC που τυχόν απορρέουν από τη σύμβαση αυτή και
(β) όταν η επεξεργασία επιβάλλεται ως υποχρέωση από διατάξεις του ισχύοντος νομικού πλαισίου, τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται για όσο χρονικό διάστημα επιβάλλουν οι σχετικές διατάξεις.
6. Το υποκείμενο των δεδομένων έχει τα ακόλουθα δικαιώματα σύμφωνα με το ΓΚΠΔ:
(α) να λάβει αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων που τηρεί το HAEC, μαζί με άλλες πληροφορίες για το πώς αυτή τα επεξεργάζεται,
(β) να αιτηθεί την διόρθωση των δεδομένων του και, υπό προϋποθέσεις, να αιτηθεί την διαγραφή τους ή τον περιορισμό της επεξεργασίας τους, ή να εναντιωθεί στην επεξεργασία τους,
(γ) να λάβει αντίγραφο ή να ζητήσει να διαβιβαστεί αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων του σε τρίτο μέρος, σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο (δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων). Εάν η επεξεργασία των δεδομένων του βασίζεται στη συγκατάθεσή του, το υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα να ανακαλέσει τη συγκατάθεσή αυτή οποτεδήποτε χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεση πριν από την ανάκληση αυτής. Εάν το υποκείμενο των δεδομένων επιθυμεί να λάβει περαιτέρω πληροφορίες/ ενημερωθεί σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων ή να ασκήσει οποιοδήποτε εκ των ανωτέρω δικαιωμάτων του, πρέπει να αποστείλει email στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (Data Protection Officer) του HAEC αποκλειστικά και μόνον στην ηλεκτρονική διεύθυνση: Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε., ή να αποστείλει επιστολή στην αναφερόμενη ανωτέρω διεύθυνση αλληλογραφίας. Τέλος, το υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα να υποβάλλει καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή σχετικά με το πώς το HAEC χειρίζεται τα δεδομένα του (www.dpa.gr).