Ενημέρωση σχετικά με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων συμμετεχόντων σε εκδηλώσεις
Το Hellenic American Education Center (οδός Μασσαλίας, αρ. 22, Τ.Κ. 10680, Αθήνα) (το«HAEC») σας ενημερώνει, σε εφαρμογή του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (ο «ΓΚΠΔ»), για τα ακόλουθα:
1. Το HAEC επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα ενήλικων προσώπων που συμμετέχουν ή πρόκειται να συμμετάσχουν στις εκδηλώσεις του («υποκείμενα δεδομένων»), ως υπεύθυνος επεξεργασίας αυτών. Οι σκοποί της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που επεξεργάζεται το HAEC είναι, κατά περίπτωση, οι ακόλουθοι:
(α) Η παροχή πληροφοριών ή διευκρινίσεων αναφορικά με τις εν λόγω εκδηλώσεις, κατόπιν σχετικού αιτήματος του υποκειμένου δεδομένων. Για την εν λόγω επεξεργασία των δεδομένων η νομική βάση της επεξεργασίας αυτών είναι η συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων που εκδηλώνεται δια της σχετικής σαφούς θετικής ενέργειας, του γεγονότος δηλαδή ότι θέτει το σχετικό ερώτημά του και αναμένει απάντηση από το HAEC.
(β) Η εγγραφή (ή η λήψη μέτρων κατ’ αίτηση του υποκειμένου δεδομένων πριν από τη σύναψη της σχετικής σύμβασης), η εξυπηρέτηση και εν γένει η διαχείριση των υποκειμένων των δεδομένων και η τυχόν έκδοση βεβαιώσεων παρακολούθησης. Για την εν λόγω επεξεργασία των δεδομένων, η νομική βάση της επεξεργασίας αυτών είναι η εκτέλεση της σχετικής σύμβασης που έχει καταρτισθεί με το HAEC (ή η λήψη των ως άνω μέτρων) και η συμμόρφωση με υποχρέωση εκ του νόμου του HAEC.
(γ) Η προάσπιση των συμφερόντων του HAEC. Για την εν λόγω επεξεργασία των δεδομένων η νομική βάση της επεξεργασίας αυτών είναι το ότι η επεξεργασία αυτή είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των υπέρτερων εννόμων συμφερόντων που επιδιώκει το HAEC.
(δ) Η αποστολή προωθητικού υλικού μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διευκρινίζεται ότι το HAEC δικαιούται να χρησιμοποιήσει τα στοιχεία επαφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των υποκειμένων των δεδομένων που αποκτήθηκαν νομίμως, στο πλαίσιο της παροχής των υπηρεσιών του ή άλλης συναλλαγής, για την απευθείας προώθηση παρόμοιων υπηρεσιών του ή για την εξυπηρέτηση παρόμοιων σκοπών, ακόμη και όταν το υποκείμενο δεδομένων δεν έχει δώσει εκ των προτέρων τη συγκατάθεση του, υπό την προϋπόθεση ότι του παρέχεται κατά τρόπο σαφή και ευδιάκριτο η δυνατότητα να αντιτάσσεται,με εύκολο τρόπο και δωρεάν, στη συλλογή και χρησιμοποίηση των ηλεκτρονικών του στοιχείων και αυτό κατά τη συλλογή των στοιχείων επαφής, καθώς και σε κάθε μήνυμα. Για την εν λόγω επεξεργασία των δεδομένων η νομική βάση της επεξεργασίας αυτών είναι το ότι η επεξεργασία αυτή είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των υπέρτερων εννόμων συμφερόντων που επιδιώκει το HAEC (ήτοι τα έννομα συμφέροντα που σχετίζονται με την προώθηση των υπηρεσιών του).
(ε) Η προώθηση των υπηρεσιών του HAEC. Για την εν λόγω επεξεργασία δεδομένων που σχετίζεται με τα δεδομένα εικόνας και ήχου (φωνή) των υποκειμένων δεδομένων συμμετεχόντων στην εκδήλωση (όπως προσδιορίζονται στον όρο 2(γ) κατωτέρω), η νομική βάση της επεξεργασίας τους είναι η σχετική συγκατάθεση των προσώπων αυτών, που παρέχεται δια της ενέργειάς τους να μιλήσουν στο πλαίσιο της εκδήλωσης, εν γνώση του γεγονότος ότι το υλικό της εκδήλωσης θα αναρτηθεί στο διαδίκτυο στο πλαίσιο προβολής της εκδήλωσης σε ζωντανή μετάδοση (live streaming) και στο διαδικτυακό τόπο του HAEC (www.haec.gr), σε λογαριασμούς αυτού στο youtube και λοιπά μέσα κοινωνικής δικτύωσης καθώς και σε διαδικτυακούς τόπους και μέσα κοινωνικής δικτύωσης τρίτων. Το HAEC για τους ανωτέρω σκοπούς δεν προβαίνει σε αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης και της κατάρτισης προφίλ των υποκειμένων των δεδομένων.
2. Τα δεδομένα, τα οποία επεξεργάζεται το HAEC, κατά περίπτωση, είναι μεταξύ άλλων:
(α) προσωπικές πληροφορίες, όπως αυτές που συλλέγονται στο πλαίσιο των τυχόν ερωτημάτων που θέτει το υποκείμενο δεδομένων, καθώς και το περιεχόμενο των ερωτημάτων αυτών και οι απαντήσεις του HAEC,
(β) προσωπικές πληροφορίες, όπως αυτές που συλλέγονται στο πλαίσιο της Αίτησης Εγγραφής και
(γ) δεδομένα εικόνας και ήχου (φωνή) των υποκειμένων δεδομένων συμμετεχόντων στην εκδήλωση, σε περίπτωση που παρά τη δυνατότητα συμμετοχής αυτών (π.χ. με ερωτήσεις) μέσω chat, τα πρόσωπα αυτά επιλέξουν να μιλήσουν στο πλαίσιο της εκδήλωσης, εν γνώση του γεγονότος ότι το υλικό της εκδήλωσης θα αναρτηθεί στο διαδίκτυο στο πλαίσιο προβολής της εκδήλωσης σε ζωντανή μετάδοση (live streaming) και στο διαδικτυακό τόπο του HAEC (www.haec.gr), σε λογαριασμούς αυτού στο youtube και λοιπά μέσα κοινωνικής δικτύωσης καθώς και σε διαδικτυακούς τόπους και μέσα κοινωνικής δικτύωσης τρίτων.
Η γνωστοποίηση/ επεξεργασία των δεδομένων που αναφέρονται στο εδάφιο (β) ανωτέρω αποτελεί νομική ή συμβατική υποχρέωση του υποκειμένου των δεδομένων ή απαίτηση για τη σύναψη σύμβασης, ήτοι για τη συμμετοχή αυτού στις εκδηλώσεις του HAEC, ενώ η γνωστοποίηση/ επεξεργασία των δεδομένων που αναφέρεται στο εδάφιο (α) ανωτέρω αποτελεί απαίτηση για την απάντηση στα ερωτήματα του υποκειμένου δεδομένων.
3. Πηγή των δεδομένων είναι το ίδιο το υποκείμενο δεδομένων που γνωστοποιεί δεδομένα του στο HAEC.
4. Τα προσωπικά δεδομένα ενδέχεται να διαβιβασθούν κατά περίπτωση και ανάλογα με τον σκοπό της επεξεργασίας, στους εξουσιοδοτημένους ανά τμήμα/ ανά υπηρεσία υπαλλήλους του HAEC, να αναρτηθούν στο διαδίκτυο στο πλαίσιο προβολής της εκδήλωσης σε ζωντανή μετάδοση (live streaming) και να αναρτηθούν στον διαδικτυακό τόπο του HAEC (www.haec.gr), σε λογαριασμούς αυτού στο youtube και λοιπά μέσα κοινωνικής δικτύωσης καθώς και σε διαδικτυακούς τόπους και μέσα κοινωνικής δικτύωσης τρίτων, καθώς και να διαβιβασθούν σε συνεργαζόμενες με το HAEC εταιρείες με τις οποίες το HAEC έχει συμβληθεί και οι οποίες επεξεργάζονται τα δεδομένα για λογαριασμό του (π.χ. εταιρείες πληροφορικής, πάροχοι υπηρεσιών ΙΤ κ.α.), στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους και υπό τη δέσμευση τήρησης της εμπιστευτικότητας, της εχεμύθειας και της νομοθεσίας περί προσωπικών δεδομένων. Επιπλέον, το HAEC ενδέχεται να διαβιβάσει προσωπικά δεδομένα σε τρίτους όταν κάτι τέτοιο απαιτείται δια νόμου ή για τους σκοπούς ή σε σχέση με νομικές διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει, ή άλλως για τους σκοπούς υποστήριξης, άσκησης ή προάσπισης των δικαιωμάτων τουή σε τρίτους που είναι αρχές επιβολής του νόμου και που έχουν υποβάλει νόμιμο αίτημα διαβίβασης ή σε περίπτωση που θεωρεί ότι η διαβίβαση είναι απαραίτητη σε σχέση με τυχόν έρευνα περί υποψίας ή ύπαρξης παράνομης δραστηριότητας. Τα προσωπικά δεδομένα διαβιβάζονται εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου μόνο στο πλαίσιο που αυτό απαιτείται, ανάλογα με την πλατφόρμα/ τον διαδικτυακό τόπο όπου θα αναρτηθεί το υλικό της εκάστοτε εκδήλωσης του HAEC. Για την διαβίβαση δεδομένων εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου,το HAEC λαμβάνει τις κατάλληλες εγγυήσεις για την σύννομη επεξεργασία δεδομένων. Εάν ένα υποκείμενο δεδομένων επιθυμεί να λάβει αντίγραφο των εν λόγω εγγυήσεων, μπορεί να επικοινωνήσει με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (Data Protection Officer) του HAEC, χρησιμοποιώντας στα στοιχεία επικοινωνίας του που αναφέρονται στον όρο 6 κατωτέρω.
5. Ο χρόνος τήρησης των ανωτέρω δεδομένων είναι ο χρόνος που επιβάλλεται ή επιτρέπεται από την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία/ το εκάστοτε ισχύον κανονιστικό πλαίσιο, λαμβανομένου υπόψη και του προβλεπόμενου κατά περίπτωση χρόνου παραγραφής που μπορεί να εκτείνεται σε έως και 20 έτη. Ειδικότερα:
(α) όταν η επεξεργασία γίνεται για την απάντηση σε ερωτήματα που θέτει το υποκείμενο δεδομένων αναφορικά με τις εκδηλώσεις, σε περίπτωση που δεν συντρέχει άλλος λόγος τήρησης των δεδομένων, τα εν λόγω δεδομένα θα καταστρέφονται μετά το πέρας 15 ημερών από την σχετική επικοινωνία,
(β) όταν η επεξεργασία εκτελείται δυνάμει σχετικής σύμβασης, τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για την εκτέλεση της σύμβασης και τη θεμελίωση, άσκηση ή/ και υποστήριξη νομικών αξιώσεων του HAECπου τυχόν απορρέουν από τη σύμβαση αυτή και
(γ) όταν η επεξεργασία επιβάλλεται ως υποχρέωση από διατάξεις του ισχύοντος νομικού πλαισίου, τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται για όσο χρονικό διάστημα επιβάλλουν οι σχετικές διατάξεις.
6. Το υποκείμενο των δεδομένων έχει τα ακόλουθα δικαιώματα σύμφωνα με το ΓΚΠΔ:
α) να λάβει αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων που τηρεί το HAEC, μαζί με άλλες πληροφορίες για το πώς αυτό τα επεξεργάζεται
(β) να αιτηθεί την διόρθωση των δεδομένων του και, υπό προϋποθέσεις, να αιτηθεί την διαγραφή τους ή τον περιορισμό της επεξεργασίας τους, ή να εναντιωθεί στην επεξεργασία τους,
(γ) να λάβει αντίγραφο ή να ζητήσει να διαβιβαστεί αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων του σε τρίτο μέρος, σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο (δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων). Εάν η επεξεργασία των δεδομένων του βασίζεται στη συγκατάθεσή του, το υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα να ανακαλέσει τη συγκατάθεσή αυτή οποτεδήποτε χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεση πριν από την ανάκληση αυτής. Εάν το υποκείμενο των δεδομένων επιθυμεί να λάβει περαιτέρω πληροφορίες/ ενημερωθεί σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων ή να ασκήσει οποιοδήποτε εκ των ανωτέρω δικαιωμάτων του, πρέπει να αποστείλει email στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (Data Protection Officer) του HAEC αποκλειστικά και μόνον στην ηλεκτρονική διεύθυνση: Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε., ή να αποστείλει επιστολή στην αναφερόμενη ανωτέρω διεύθυνση αλληλογραφίας. Τέλος, το υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα να υποβάλλει καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή σχετικά με το πώς το HAEC χειρίζεται τα δεδομένα του (www.dpa.gr).